Steuerberatung mit Tiefgang

Betriebsausgaben – was kann abgesetzt werden? (Stand 2026)

Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs 4 EStG 1988). Sie kürzen den steuerlichen Gewinn. Eine Überprüfung unter dem Aspekt der Notwendigkeit, Zweckmäßigkeit oder Angemessenheit ist grundsätzlich nicht vorzunehmen – auch unzweckmäßige oder vermeidbare Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Betrieb sind grundsätzlich abzugsfähig.

Ausnahme: Angemessenheitsprüfung bei Luxusgütern

Nur ausnahmsweise ist bei folgenden Wirtschaftsgütern eine Angemessenheitsprüfung vorzunehmen (§ 20 Abs 1 Z 2 lit b EStG 1988 – die Aufzählung ist abschließend):

• Personen- und Kombinationskraftwagen
• Personenluftfahrzeuge
• Sport- und Luxusboote
• Jagden
• geknüpfte Teppiche
• Tapisserien
• Antiquitäten

Soweit die Aufwendungen die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung angemessene Höhe übersteigen, sind sie nicht abzugsfähig; der angemessene Teil bleibt absetzbar. Maßstab ist die Verkehrsauffassung, unabhängig vom betrieblichen oder gesellschaftlichen Status.

Für Personen- und Kombinationskraftwagen gilt eine Angemessenheitsgrenze von 40.000 Euro (Anschaffungskosten inklusive USt und NoVA; PKW-Angemessenheitsverordnung). Übersteigende Anteile ("Luxustangente") sind anteilig auszuscheiden – das gilt auch bei Leasing und bei Elektrofahrzeugen.

Dienen die genannten Güter unmittelbar dem Betriebszweck (z. B. Antiquitäten und geknüpfte Teppiche im Schlosshotel), entfällt die Angemessenheitsprüfung.

Aufwendungen der privaten Lebensführung

Aufwendungen, die typischerweise die private Lebensführung betreffen, sind grundsätzlich nicht abzugsfähig (§ 20 Abs 1 Z 2 lit a EStG 1988 – sogenanntes Aufteilungsverbot). Sie können nur dann abgesetzt werden, wenn die betriebliche oder berufliche Veranlassung im konkreten Fall eindeutig im Vordergrund steht und eine private Mitveranlassung von untergeordneter Bedeutung ist.

Ausgaben vor der Betriebseröffnung

Auch Ausgaben vor der Betriebseröffnung können steuerlich abzugsfähig sein. Solche Aufwendungen fallen unter den Begriff der vorbereitenden (vorweggenommenen) Betriebsausgaben. Voraussetzung ist eine erkennbare, zielstrebige Vorbereitung der Betriebseröffnung; die Eröffnungsabsicht ist durch geeignete Unterlagen nachzuweisen (z. B. Gewerbeanmeldung, Schriftverkehr mit potenziellen Geschäftspartnern, Einreichpläne, Finanzierungsvereinbarungen). Typische Beispiele sind Reisekosten, Beratungskosten oder Telefonkosten.

Stand: 2026. Dieser Beitrag bietet einen ersten Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung.

Bewirtungskosten – was ist abzugsfähig?

Für die Behandlung von Bewirtungskosten kann keine allgemeine Aussage über die Abzugsfähigkeit getroffen werden. Vielmehr ist zwischen drei Fällen zu unterscheiden: zur Gänze abzugsfähig, 50%iges Abzugsverbot und zur Gänze nicht abzugsfähig (§ 20 Abs 1 Z 3 EStG 1988). Maßgeblich ist immer der konkrete Anlass und das Ausmaß der Repräsentationskomponente.

Zur Gänze abzugsfähig

Die gesamten Kosten sind abzugsfähig, wenn

• die Bewirtung unmittelbarer Bestandteil der Leistung ist oder unmittelbar im Zusammenhang mit einer Leistung steht,
• die Bewirtung Entgeltcharakter hat und
• die Bewirtung nahezu keine Repräsentationskomponente aufweist.

Beispiele:

• Unmittelbarer Bestandteil der Leistung: Verpflegung während einer Schulung, wenn die Verpflegungskosten im Schulungspreis inkludiert sind.
• Entgeltcharakter: Freiberufliche Geschäftsvermittlerinnen und Geschäftsvermittler erhalten für eine erfolgreiche Geschäftsvermittlung eine Reise als Anerkennung (Incentive-Reise).
• Ohne Repräsentationskomponente: Bewirtung im Zusammenhang mit einer Betriebsbesichtigung, wenn fast ausschließlich betriebliche Gründe oder Werbung für den Betrieb ausschlaggebend sind (z. B. man will aus der Besuchergruppe künftige Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer werben; der Betrieb will mit seinen Produkten und seinem Know-how werben und durch die Bewirtung eine angenehme Atmosphäre schaffen).
  
  

50%ige Kürzung

Zu einer 50%igen Kürzung kommt es bei werbewirksamen Bewirtungsaufwendungen mit untergeordneter Repräsentationskomponente, wenn die betriebliche oder berufliche Veranlassung weitaus überwiegt und die Bewirtung der Werbung dient.

Beispiel: Arbeitsessen im Vorfeld eines konkret angestrebten Geschäftsabschlusses.

Das Arbeitsessen kann zwar nur zu 50 % als Betriebsausgabe abgesetzt werden, der Vorsteuerabzug steht jedoch zur Gänze (100 %) zu – die ertragsteuerliche 50%-Kürzung wirkt sich auf die Vorsteuer nicht aus. Voraussetzung ist, dass nachgewiesen werden kann, dass die Bewirtung weitaus überwiegend Werbezwecken diente. Ein tatsächlicher Geschäftsabschluss ist dafür nicht erforderlich.

Zur Gänze nicht abzugsfähig

Die Bewirtung von Geschäftsfreundinnen und Geschäftsfreunden ist grundsätzlich als Repräsentationsaufwand anzusehen und fällt zur Gänze unter das Abzugsverbot. Für solche zur Gänze nicht abzugsfähigen Bewirtungen steht auch kein Vorsteuerabzug zu (die Leistung gilt umsatzsteuerlich als nicht für das Unternehmen ausgeführt).

Beispiele: Bewirtung im Haushalt der Unternehmerin bzw. des Unternehmers; Bewirtung im Zusammenhang mit dem nicht absetzbaren Besuch von Vergnügungsetablissements, Casinos oder gesellschaftlichen Veranstaltungen (Bälle, Essen nach Konzerten oder Theater); Feiern wie Dienstjubiläen oder Geburtstage, auch wenn Kundinnen, Kunden oder Geschäftspartner geladen sind.

Dokumentation

Die Anerkennung von Bewirtungskosten ist ein häufiger Streitpunkt bei Betriebsprüfungen. Der Werbezweck und das Überwiegen der betrieblichen Veranlassung sind nachzuweisen – am besten durch einen Vermerk auf dem Beleg mit Datum, Anlass, dargelegten Produkt-/Leistungsinformationen, teilnehmenden Personen samt Unternehmen und Funktion sowie dem angestrebten Geschäft. Der Nachweis ist für jede einzelne Bewirtung gesondert zu führen.

Stand: 2026. Dieser Beitrag bietet einen ersten Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung

Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer müssen noch vor Arbeitsantritt – auch bei fallweiser Beschäftigung – beim zuständigen Sozialversicherungsträger (Österreichische Gesundheitskasse) via ELDA (elektronischer Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern) angemeldet werden.

Nur in Ausnahmefällen ist es möglich, eine sogenannte Vor-Ort-Anmeldung vor Arbeitsantritt zu erstatten. Dabei ist allerdings die Voraussetzung, dass

• nachweisbar ein wesentlicher Teil der Datenfernübertragungseinrichtung für längere Zeit ausgefallen ist oder
• die meldepflichtige Stelle nachweisbar über keinen PC und keinen Internetzugang verfügt und auch die Lohnverrechnung nicht von anderer Stelle wie z. B. einem Steuerberater mit entsprechender Ausstattung durchgeführt wird oder
• die meldepflichtige Stelle die Lohnverrechnung von einer anderen Stelle (z. B. Steuerberater) durchführen lässt und diese nicht mehr erreichbar ist (z. B. bei Arbeitsaufnahme außerhalb der Bürozeiten des Steuerberaters) oder
• der Beschäftigte in einer Betriebsstätte des Dienstgebers aufgenommen wird und dort keine entsprechende EDV-Ausstattung zur Verfügung steht.

Erfolgte eine Vor-Ort-Anmeldung aufgrund einer kurzfristigen Ausnahmesituation ist die Anmeldung jedenfalls binnen sieben Tagen nach dem Beginn der Pflichtversicherung in elektronischer Form nachzuholen.

Verstoß gegen die Meldebestimmung

Liegt keine korrekte Anmeldung von Dienstnehmerinnen und Dienstnehmern vor, kommt es im Falle einer Kontrolle der Prüforgane des Bundes oder der Sozialversicherung zu einer Anzeige. Die Geldstrafen rei­chen von € 730,00 bis zu € 2.180,00, im Wiederholungsfall bis zu € 5.000,00 pro Vergehen. Ist diese Geldstrafe uneinbringlich, droht eine Freiheitsstrafe von bis zu zwei Wochen.

Bei erstmaligem Verstoß, geringfügigen Abweichungen und unbedeutenden Folgen kann die Geldstrafe auf € 365,00 herabgesetzt werden.

Ferner können bei Nichteinhaltung der Meldefristen Beitragszuschläge, Ordnungsbeiträge oder Verzugszinsen angelastet werden.

Es können auch dann schon steuerlich abzugsfähige Werbungskosten vorliegen, wenn zum Zahlungszeitpunkt noch keine Einnahmen zufließen (Vorwerbungskosten). Die künftige Vermietung muss jedoch mit ziemlicher Sicherheit feststehen (z. B. mit der bzw. dem zukünftigen Mieterin bzw. Mieter ist bereits ein bindender Vertrag abgeschlossen worden).

Die Kosten für ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer und dessen Einrichtung sind nur ausnahmsweise dann als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abzugsfähig, wenn dieses Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit bildet. Die Beurteilung dessen, erfolgt im Einzelfall nach dem typischen Berufsbild und einer wertenden Gewichtung aller Tätigkeitskomponenten. Beispiele für Tätigkeiten, deren Mittelpunkt (Schwerpunkt) jedenfalls außerhalb eines häuslichen Arbeitszimmers liegt: Lehrerinnen und Lehrer, Vortragende, darstellende Künstlerinnen und Künstler, Richterinnen und Richter, Politikerinnen und Politiker.

Nicht unter die „“steuerliche“ Definition von einem Arbeitszimmer fallen alle Räume, die aufgrund der funktionellen Zweckbestimmung und Ausstattung von vornherein der Betriebs- bzw. Berufssphäre des Steuerpflichtigen zugeordnet werden können. Darunter fallen z. B. schallgeschützte Musikproberäume, Film- und Tonaufnahmestudios.

Laut Bundesabgabenordnung müssen Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen für steuerliche Zwecke grundsätzlich sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt zu laufen am Ende des Jahres, für das die Buchungen vorgenommen wurden.

Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Frist am Ende des Jahres weg, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Diese Informationen geben einen grundlegenden Überblick zu Aufbewahrungsfristen in Steuergesetzen. Weitere Normen sind zu beachten (wie z. B. für die digitale Belegaufbewahrung).

Verlängerte Aufbewahrungspflicht

Für bestimmte Unterlagen gibt es eigene Aufbewahrungsfristen. Beispiele für verlängerte Aufbewahrungsfristen sind:

• Nach dem Umsatzsteuergesetz müssen Unterlagen, die bestimmte Grundstücke betreffen, 22 Jahre aufbewahrt werden.
• 10 Jahre z. B. für alle Aufzeichnungen, die bei Inanspruchnahme der sogenannten One-Stop-Shops zu führen sind.
• Unterlagen, die in einem anhängigen Berufungsverfahren, gerichtlichen oder behördlichen Verfahren als Beweismittel dienen. Hier verlängert sich die Frist auf unbestimmte Zeit. Auch Unterlagen über Eigentums- oder Bestandsrechte und Arbeitsverträge sollten länger aufgehoben werden.
• Haben Sie Förderungen in Anspruch genommen, so sind auch die Bestimmungen zur Aufbewahrung der entsprechenden Förderrichtlinie zu beachten (z. B. zehn Jahre bei Investitionsprämie oder Kurzarbeitsbeihilfe).

Für bestimmte Unterlagen und Belege (z. B. für sogenannte steuerliche Dauersachverhalte wie etwa Verlustabzüge) empfiehlt sich eine Aufbewahrung über die oben genannten Fristen hinaus.

Betriebsprüfungen zehn Jahre zurück

Bitte beachten Sie, dass Betriebsprüfungen bis zehn Jahre zurück möglich sind. Daher kann es sinnvoll sein, Unterlagen auch so lange aufzuheben.

Elektronische Rechnungen

Bei elektronischen Rechnungen müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit vom Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet werden.

Kauf eines Grundstücks bzw. einer Immobilie

Beim Kauf eines Grundstücks bzw. einer Immobilie im Privatvermögen sollten alle Unterlagen, die mit dem Kauf, einem Zu- und Umbau oder einer Großreparatur in Zusammenhang stehen, für Zwecke der Berechnung der Immobilienertragsteuer bei einem späteren Verkauf unbefristet aufbewahrt werden.